Les notes de frais d’hôtel : définition et usages
Les notes de frais d’hôtel sont des documents qui servent à justifier les dépenses liées à un séjour professionnel pour pouvoir obtenir un remboursement. Elles permettent de prouver les frais d’hébergement, tels que les nuitées, les repas et les frais accessoires, y compris la TVA. Cependant, elles doivent répondre à une certaine réglementation pour pouvoir être récupérées. La gestion des notes de frais d’hôtel est donc essentielle pour garantir leur conformité et faciliter le processus de remboursement.
Le cas du « bleisure »
Le terme Bleisure est le résultat de la combinaison de deux mots : « business » et « leisure ». Ces derniers signifient littéralement « affaires » et « loisirs ». Le Bleisure fait référence à la réalisation d’activités personnelles dans le cadre d’un déplacement ou voyage professionnel. Cette tendance croissante permet aux collaborateurs de profiter de leur temps libre pour explorer de nouveaux endroits et cultures.
Si cette pratique apporte plusieurs avantages comme la fidélisation des salariés et les tarifs intéressants pour les employeurs, elle présente également des contraintes. La sécurité des voyageurs et la responsabilité des entreprises doivent être prises en compte. C’est pourquoi certaines règles sont censées être respectées.
Les points de vigilance à connaître
La première chose à faire est de vous assurer de bien comprendre la politique de votre entreprise concernant les frais d’hébergement et les limites établies. Il se peut que des procédures de remboursement des frais et des délais doivent être respectés afin de pouvoir soumettre vos demandes. Conservez toutes les factures et reçus nécessaires pour expliquer vos dépenses. Restez également à l’affût des éventuelles restrictions ou conditions spécifiques imposées par votre entreprise ou le service des finances.
Comment établir une note de frais d’hébergement ?
Pour pouvoir expliquer vos dépenses relatives à votre hébergement lors de vos déplacements professionnels, vous devez présenter un justificatif ou une note de frais. Deux choix s’offrent à vous : télécharger un modèle Excel ou utilisze une application pour saisir ses notes de frais.
Utiliser un modèle Excel
Des modèles gratuits de note de frais d’hôtel sous forme de tableau Excel sont disponibles sur le web. Il ne vous reste plus qu’à les télécharger et ensuite à les remplir pour établir une ou plusieurs notes de frais d’hôtel en incluant les détails de la TVA. Cependant, la plupart des sites exigent que vous remplissiez un formulaire en échange du fichier. Comme ce dernier est déjà préformaté, votre tâche consiste uniquement à apporter les informations importantes comme :
- Les dates ;
- Le montant des repas et des transports ;
- Les détails de l’hébergement (lieu, nombre de nuitées, etc.) ;
- Le nom du client ou du fournisseur ;
- Les frais.
L’autre avantage d’utiliser le tableau Excel est la présence des formules automatiques. Elles permettent d’effectuer des calculs précis rapidement. Les risques d’erreur sont très faibles. Aussi, le document est parfaitement personnalisable, et peut être modifié selon vos besoins.
Utiliser une application mobile
Avec les avancées technologiques, il est devenu encore plus simple et pratique de gérer ses notes de frais d’hébergement. De nombreuses applications mobiles peuvent justement remplir cette fonction. Elles sont en mesure de prendre en photo les justificatifs et de soutirer les informations importantes comme les frais et les dates. Certaines fonctionnalités vous donnent la possibilité d’organiser vos dépenses en temps réel et de générer des rapports détaillés en quelques clics.
Comment se faire rembourser ses frais d’hôtel ?
Dans le cadre d’un remboursement de frais d’hôtel, l’entreprise a le choix entre payer la somme exacte des dépenses ou établir un forfait. Peu importe l’option sélectionnée, il est important de ne pas dépasser les limites fixées par l’Urssaf si l’employeur ne souhaite pas payer des cotisations sociales. Le plafond maximal s’élève à 66,50 euros en région parisienne et de 49,40 euros dans toute la France.
Le remboursement au forfait
Le remboursement au forfait constitue une option pratique et simple pour les employés qui souhaitent récupérer rapidement leur dépense d’hébergement. Elle ne requiert pas la présentation individuelle de chaque pièce justificative. Le concerné peut directement demander un remboursement global des frais.
Le remboursement au réel
Contrairement au remboursement au forfait, cette approche est plus détaillée. Elle implique la soumission de chaque dépense engagée durant tout le séjour professionnel. Mais, elle représente une solution plus transparente pour les entreprises qui souhaitent gérer efficacement les frais d’hôtel de leurs collaborateurs.
